До 10 червня в Україні триває процес переведення відомостей про трудову діяльність в електронний формат. Оскільки кінцева дата наближається, у громадян виникає питання щодо подальшого статусу паперових трудових книжок та необхідності їх фізичного збереження після оцифрування. Про це повідомляє На пенсії.

Статус паперової книжки після 10 червня: офіційне роз'яснення Держпраці Перехід на електронний реєстр не означає анулювання паперових документів. Як пояснили в Управлінні інспекційної діяльності у Харківській області Північно-Східного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці, після внесення інформації до електронного реєстру паперова трудова книжка залишається у працівника на зберіганні.

Фактично, після того як дані про стаж інтегровані в державні бази, роботодавець отримує право не вести паперовий документ надалі. Книжка залишається юридично чинною, проте основна інформація для призначення виплат та підтвердження досвіду тепер братиметься саме з електронного реєстру. Оригінал документа передається працівнику під підпис. Як самостійно оцифрувати стаж: покроковий гайд через портал ПФУ Процедуру передачі даних може ініціювати не лише роботодавець, а й безпосередньо власник документа.

Фахівці Головного управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області нагадали алгоритм дій для громадян: Авторизуйтесь в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ» та виберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Заповніть необхідні дані та обов’язково надайте згоду на обробку персональної інформації. Прикріпіть заздалегідь підготовлені скановані копії сторінок трудової книжки. Натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».

Статус опрацювання заявки можна відстежувати в особистому кабінеті у розділі «Мої звернення». Технічні вимоги до скан-копій: щоб ПФУ не відхилив заяву Якість завантажених документів безпосередньо впливає на швидкість їх верифікації. Щоб уникнути відмов, слід дотримуватися чітких параметрів сканування.

Копії всіх заповнених сторінок мають подаватися у хронологічній послідовності. За вимогами Пенсійного фонду, скани повинні бути чіткими, щоб можна було прочитати серію, номер документа, дати видачі, записи про стаж, підписи та печатки. Рекомендована якість сканування становить 300 dpi.

Допустимі формати файлів — JPG або PDF, при цьому розмір кожного окремого об'єкта не повинен перевищувати 1 МБ. Назви файлів мають відповідати виду документа (наприклад, "storinka_1.pdf"). Запровадження електронного формату покликане мінімізувати ризики, пов'язані з фізичною втратою або пошкодженням паперових носіїв.

Цифрові дані зберігаються у захищеному реєстрі, що гарантує їх збереження навіть у випадках втрати доступу до паперових архівів підприємств.