Українцям варто поспішити з оцифруванням не лише трудових книжок, а й низки інших важливих документів, адже від їх наявності в електронному вигляді безпосередньо залежить підтвердження страхового стажу. Серед таких паперів — дипломи про освіту, військові квитки, свідоцтва про народження дітей та документи про державні нагороди. Ігнорування цієї процедури може призвести до втрати років роботи при призначенні пенсії.

Дані про страховий стаж автоматично потрапляють до електронного реєстру лише з 1 січня 2004 року. Усі періоди роботи до цієї дати підтверджуються виключно паперовими носіями. Якщо людина втратить трудову книжку чи інші довідки, відновлення архівних записів може виявитися надзвичайно складним процесом, що вимагає звернення до суду та пошуку свідків.

Окрім трудової книжки, фахівці наполегливо радять перевести в цифровий формат документи, що впливають на облік стажу. Це включає дипломи та інші освітні документи, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей, довідки про догляд за дитиною, а також посвідчення про державні нагороди. Відсутність цих документів у електронному вигляді може стати причиною незарахування певних періодів до страхового стажу.

Наразі офіційним дедлайном для переведення трудових книжок у цифровий формат залишається 10 червня 2026 року. Проте парламентський комітет з питань соціальної політики вже опрацьовує можливість продовження цього терміну. Необхідність таких змін пояснюється тим, що значна кількість українців фізично не може пройти процедуру вчасно через військову службу, перебування на окупованих територіях або проживання за кордоном.