Міжнародна компанія-розробник ігор Playrium Ukraine, яка має офіси у семи країнах, змогла суттєво оптимізувати свою роботу, перевівши 84% документообігу в електронний формат. Завдяки цьому команда з 1300 працівників щомісяця економить близько 619 годин робочого часу, позбуваючись необхідності довго чекати на підписання паперових документів. Цей успішний кейс демонструє, як цифровізація може змінити підхід до управління бізнесом навіть у великих структурах.

Перехід на електронний документообіг розпочався ще у 2017 році, але справжній поштовх для його масштабування дала пандемія COVID-19 у 2020-му. Переведення більшості співробітників на віддалену роботу зробило паперовий обмін документів практично неможливим, оскільки фіксація матеріальної відповідальності та передача техніки вимагали миттєвого підписання. Електронний формат став єдиним ефективним рішенням, яке дозволило швидко адаптуватися до нових умов та контролювати процеси з будь-якої точки світу.

Фото до матеріалу: Як українська IT-компанія заощадила 600 годин на місяць, перейшовши на електронний документообіг

Впровадження нових інструментів не обійшлося без викликів, серед яких був природний спротив змінам та різний рівень цифрової обізнаності персоналу. Компанія вирішила цю проблему через детальне корпоративне навчання, яке пояснювало співробітникам не лише технічні аспекти, а й практичну цінність електронного документообігу. Акцент робився на тому, як новий підхід спрощує рутинні задачі та заощаджує час, що допомогло команді швидко прийняти зміни.

Окремою складністю стали юридичні питання, пов'язані з кадровим документообігом та взаємодією з архівними установами. Ситуація змінилася завдяки судовим рішенням, які підтвердили юридичну чинність кадрових документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом, незалежно від дати накладення підпису. У 2024 році також було офіційно визнано первинні документи бухгалтерського обліку, де дати складання та підписання відрізняються, але належать до одного фінансового періоду.

Сьогодні вся договірна, кадрова та бухгалтерська документація зберігається безпечно в електронному архіві, що дозволило скоротити витрати на друк, доставку та фізичне зберігання паперу. Найголовнішим результатом стало те, що співробітникам більше не потрібно відвідувати офіс для оформлення відпустки чи підписання документів. Це не лише підвищило ефективність бізнес-процесів, а й покращило імідж компанії як сучасного роботодавця, який цінує комфорт та час своїх працівників.